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北森x复星医药,HR系统如何赋能组织生长?

摘要上海复星医药(集团)股份有限公司(以下简称复星医药)成立于1994年,是中国领先的国际化医药健康产业集团,业务覆盖制药、医疗器械与医学诊断、

上海复星医药(集团)股份有限公司(以下简称“复星医药”)成立于1994年,是中国领先的国际化医药健康产业集团,业务覆盖制药、医疗器械与医学诊断、医疗服务等医药健康全产业链。

在全球的背景下,作为一家多业务领域布局、持续创新转型、整合运营的集团性公司,复星医药通过持续打造数字化的人力资源管理平台,助力企业提升管理效能,以应对国内外市场的不断变化。

现状梳理:人力资源系统应用不统一,数据割裂难流通

复星医药于2020年初开始着手于人力资源数字化,在项目之初,集团先对下属分子公司的HR系统应用现状展开调研,发现主要面临两大问题:

HR系统应用参差不齐,缺少一致性

复星医药下属85家分子公司,很多人力资源的工作仍然在采用人工线下操作的方式处理,无效工作量多,工作效率低。 其他分子公司对HR系统的选择也并不统一,梳理出多达16类HR系统在使用。

一方面,这导致各分子公司的政策和流程各自独立,难以统一,不利于发挥集团的统筹作用。另一方面,矩阵式的管理模式常常要求进行跨公司管理,缺少一致的人力资源系统也在很大程度上影响管理的效率。

人力资源数据割裂,难以高效流通

复星医药面临的另一个挑战源于数据。企业的人力资源数据存在于各分子公司的不同系统和报表中。当有数据分析的诉求时,例如想了解关键人才队伍的离职率,集团HR只能通过传统的表格汇总的方式向各分子公司收取数据。效率低且时效性差的数据整合方式,难以支撑管理者进行有效的管理决策。

选型思考:聚焦整体效率,寻求共同成长

复星医药在HR系统选型时,主要从两个角度考虑:

1.从集团整体效率出发,而非单点功能最优

作为多业务形态、多分子公司的集团性公司,集团SSC从最开始就确定了一体化的HR系统为选型目标。这意味着不同的分子公司、功能模块之间可以有更少的系统接口进行更流畅的数据流转,从而实现集团整体管理效率的提升。

2.快速灵活,持续共建,SaaS成更优选择

复星医药是一家持续创新和成长的企业,组织内存在多个业务形态,组织结构也在不断变化。HR系统能否在一致性的基础之上支撑企业的多样性和变化就变得至关重要。对比来看,传统的安装版系统实施周期长,版本难统一,硬件和人员成本高,难以契合企业需求。SaaS系统易于实施、版本统一、配置灵活、可持续优化的特点就更符合复星医药的需求。

此外,在综合评估了供应商的产品是否能满足三支柱模式、市场品牌和服务能力后,复星医药选择了北森作为HR系统的供应商。

实践历程:持续迭代,迎接挑战

从2020年5月开始,复星医药HR系统项目已经覆盖人事薪酬系统,招聘系统和绩效系统的多模块应用,服务超过30家公司。预计2025年复星医药可以实现HR系统的全集团覆盖和统一。

过去一年多的数字化历程,对于复星医药SSC团队而言是不断自我迭代、不断迎接挑战的过程。复星医药认为,项目主要面临业务挑战、HR挑战、SSC挑战以及HR系统的挑战。这四方面的挑战既独立存在,又层层传递。

复星医药的业务发展迅速,例如期间新建了疫苗团队,人员快速增加,组织架构和汇报关系以周为单位进行快速地变化。同时,复星医药体系内矩阵式管理的模式导致人员变动频繁,项目汇报和职能汇报双线并存。企业的业务现状给整个项目上线带来巨大挑战。

在这种业务背景下,HR团队的工作效率面临极大挑战。招聘需求激增、人员快速进出对于HR的工作效率提出更高的要求;业务的快速调整和管理的复杂性需要HR及时响应;同时,作为集团性公司,HR还面临着风险管控的挑战,比如快速招聘的背景下如何进行编制管理,在复杂多变的流程中又如何留存信息等。

面对这些挑战,复星医药的HR团队借助HR系统做出有效应对:

HR系统赋能,有效提升工作效率

工作效率的挑战主要体现在两个方面,一是招聘效率,在项目过程中,复星SSC团队协同各方的力量,在1个月内就实现了招聘系统的上线,帮助企业统一招聘渠道,自动化运转招聘流程,进行无纸化招聘,减少线下人工操作,从而极大提升招聘效率。

二是事务性工作的效率,如面对大量的人员入离职时,复星医药通过线上流程的运行,一方面减少线下纸质信息的传递,另一方面在流程中有多角色的参与,把员工信息的输入拆解到员工入职,既减轻工作量,又确保准确性。

快速高效,及时响应组织变化

系统上线后,当组织结构快速变化时,复星医药基于系统通过拖拉式操作,快速进行组织调整。并且针对性地构建行政维度和项目维度的组织,以适应不断动态变化的项目型组织。面对复杂的管理流程,在系统中区分直线汇报和虚线汇报,并针对性设计串联和并联的审批流程,使得组织管理的相关工作在多变的业务节奏下有序开展。

响应及时性的挑战还体现在激励和考核上。过往复星医药的考核以年度考核为主,当下复星医药借助系统落地OKR,可以实现按照季度和月度绩效目标的调整,同时可以做到上下级之间快速对齐。与此对应的是,组织还可以利用薪酬的公式功能来快速高效地进行算薪调整。

规范流程,过程留痕,合理管控风险

在项目期间,风险管控的挑战主要体现在两个方面。一是在组织快速扩张时,如何合理管控编制。比如当业务突然加人时可以通过编制管理功能的快速上线,由HR进行编制梳理,设置编制审批流程,从而确保编制可控。二是在管理的实际过程中,如何降低管理风险。比如过往员工入职时,如职级,定薪,奖金等信息很难追溯。通过流程线上化,现在能做到全过程清晰可见,数据有据可依,极大提高管理的透明度。

在应对挑战的过程中,复星医药还借助HR SaaS系统的优势,快速对齐了复星医药内不同成熟度的分子公司的上线进度,并统一了集团要求。同时,借助个性化的页面定制,移动端应用等功能,打造管理者和员工的优质体验。

总结思考:

目前,复星医药的数字化实践已经取得了一定的成果:通过HR系统复星医药打通了包括组织人事、考勤、薪酬、招聘、绩效等全系统间的数据流通,保障了集团整体的效率。过往数据上的痛点也得到解决,集团现在不仅可以掌握静态数据,还能够掌握过程数据。

在流程管理上,得益于HR系统应用的不断泛化和深化,业务流程越发明确,业务数据也越来越全面清晰,并可以随时掌握,这也使得管理决策更为及时有效。

同时,在整个项目过程中,HR的工作效能在不断提升,用户满意度也在持续提高。更重要的是,在不断变化的业务环境下,复星医药和北森一同积极应对变化,及时迭代,双方共同看到了企业和产品共同生长的能力。

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